Prove tecniche di open source: il Comune di Arese passa ad OpenOffice

Pubblicato sul sito di eGOV News

Le sempre più scarse risorse economiche portano le pubbliche amministrazioni a tagliare dove è possibile: facendo di necessità virtù, gli enti ripensano alle spese che sostengono, soppesando attentamente costi e benefici e valutando possibili alternative


Così ha fatto il Comune di Arese, mettendo sulla bilancia i costi di riacquisto degli applicativi di Office Automation: in caso di acquisizione di licenze OEM del pacchetto Microsoft Office per le circa 100 postazioni in uso presso l’Ente, il costo totale sarebbe stato di circa 30.000 euro. Ipotizzando una vita utile di 3-4 anni per ogni macchina, il costo annuo di competenza sarebbe stato di 7.500-10.000 euro/anno (oltre ai costi organizzativi di controllo e monitoraggio delle licenze). Un piccolo tesoro, che ha indotto l’Amministrazione a valutare la percorribilità di soluzioni alternative. Si è trattato di un cambiamento rilevante nell’ambito tecnologico e operativo dell’Ente, per cui è stato necessario pianificare tutte le fasi del progetto di migrazione. Una serie di step che si possono così riassumere.
Analisi del contesto
Al fine di valutare la possibilità di sostituire gli attuali software di produttività individuale, è stato essenziale verificare la compatibilità dei nuovi prodotti con l’ambiente applicativo preesistente: spesso i programmi verticali in uso presso gli Enti (es. Demografici, Bilancio, Protocollo, ecc) si “poggiano” su prodotti di Office Automation per la gestione dei modelli e la stampa dei documenti. Molte delle software house hanno ormai affrontato queste problematiche, riuscendo a garantire la portabilità delle applicazioni anche su prodotti di Office Automation a licenza gratuita. L’esito della verifica è stato decisamente positivo, con la certificazione della principale software house di compatibilità dei propri applicativi con la versione OpenOffice 3.2.
Installazione della suite Open Office sulle postazioni
Il personale tecnico ha provveduto ad installare e configurare adeguatamente il pacchetto OpenOffice su tutte le postazioni dell’Ente: un’operazione di circa 30 minuti a macchina, che ha comportato un carico di lavoro di circa 50 ore uomo.
Formazione al personale 
Sono state previste delle sessioni formative per il personale al fine di agevolare il passaggio ai nuovi pacchetti, mostrando le funzionalità utilizzate più frequentemente per velocizzare il processo di apprendimento. Per ogni gruppo di lavoro sono state sufficienti due sessioni formative di poche ore, lasciando successivamente spazio agli esercizi sul campo.
Temporanea coabitazione dei due ambienti
Per un certo periodo successivo al completamento dell’installazione di OpenOffice sulle postazioni di lavoro, si sono mantenuti entrambi gli strumenti di Office Automation per consentire agli utenti di prendere confidenza con il nuovo sistema e metabolizzarne le differenze rispetto al vecchio.
Verifica e consolidamento dei modelli e dei documenti
Durante il periodo di convivenza degli ambienti, gli utenti hanno potuto verificare la compatibilità dei propri documenti e richiedere al personale tecnico di intervenire in caso di difficoltà. In generale i problemi di compatibilità sono stati marginali e circoscritti ad elementi di formattazione: in particolare, il personale tecnico è dovuto intervenire su alcuni modelli di documento utilizzati dagli applicativi verticali, per un diverso comportamento dei due ambienti con le tabulazioni. Si è scelto di conservare i formati di documento .doc per i testi e .xls per i fogli di calcolo, al fine di mantenere degli standard de facto pur non essendo formati aperti: una decisione pratica e pragmatica, che ha evitato di convertire tutti i vecchi documenti e garantito un facile interscambio con gli utenti esterni, poco avvezzi all’utilizzo di formati open come .odt e .ods.
Affiancamento operativo al personale
Una volta operato lo switch-off del vecchio pacchetto di Office Automation, molti utenti si sono trovati ad utilizzare la nuova suite Open Office senza alcuna “ruota di scorta”: nei primi periodi il personale tecnico ha svolto un affiancamento intensivo ai dipendenti per ridurre l’impatto del nuovo strumento sulla abitudini lavorative. Dopo un breve lasso di tempo, gli utenti hanno preso confidenza con l’ambiente e ridotto il ricorso ai tecnici.

Alla conclusione del progetto, quasi tutte le postazioni di lavoro sono state convertite all’utilizzo di OpenOffice: al momento sono presenti solo alcune postazioni con il vecchio ambiente, per cui si è reso necessario il mantenimento al fine di garantire il funzionamento di alcuni servizi residuali.

I meriti del successo dell’iniziativa del Comune di Arese sono distribuiti su tutti gli attori coinvolti: il management che ha voluto fortemente questo cambiamento e lo ha sostenuto durante tutto il percorso; il personale che ha saputo affrontare questa sfida con mente aperta e partecipazione; lo staff tecnico, che ha gestito con competenza ed efficienza tutte le fasi del progetto. La tecnologia, in questo evento, ha avuto un ruolo marginale: le chiavi di volta sono state di natura umana e organizzativa.

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Pubblicato il 11 ottobre 2012, in Nella Rete con tag , . Aggiungi il permalink ai segnalibri. Lascia un commento.

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