Bollate: l’Amministrazione sceglie l’Open Source

Pubblicato sul sito di Pubblicaamministrazione.net

Una scelta basata su una intuizione che si rivela vincente in termini di efficienza e di ROI

Qualcosa è cambiato. L’aumento del livello di alfabetizzazione informatica e il miglioramento della qualità del software libero sta diffondendo l’idea che affacciarsi al mondo open source per la Pubblica Amministrazione non solo è possibile, ma è anche una strada effettivamente praticabile, se intrapresa con intelligenza e determinazione.

È il caso del Comune di Bollate: per l’Amministrazione la diffusione del software libero presso gli uffici comunali era un obiettivo prioritario, suffragato dalle cifre. Presso l’Ente sono presenti circa 200 postazioni di lavoro, su cui erano installati applicativi basati su Lotus Smart Suite come prodotti per la produttività individuale.

In previsione di una loro sostituzione per adeguamento tecnologico, si è fatta un’analisi di costo: acquisire licenze OEM di prodotti Microsoft che svolgessero le stesse funzionalità aveva un costo medio di circa 300 € per licenza individuale (stima basata su listini CONSIP), per un totale di 60.000 €. La licenza OEM scade al momento della sostituzione della macchina su cui il prodotto è installato, per cui, ipotizzando una vita utile di 3-4 anni per ogni macchina, si è stimato un costo annuo di 15.000-20.000 € l’anno per il mantenimento del software. Oltre a questi costi, facilmente misurabili, si dovevano aggiungere i costi celati di approvvigionamento del software e di costante monitoraggio della situazione licenze.

A fronte di questi numeri, l’Amministrazione ha ritenuto opportuno valutare la possibilità di intraprendere il cammino verso l’open source, con l’obiettivo di tagliare i costi software e sposare una filosofia di condivisione gratuita della conoscenza. Questo passaggio non è impossibile, ma necessita di pianificare e gestire tutti gli aspetti, tecnologici, organizzativi e psicologici della transizione. Cercheremo adesso di riassumere le diverse fasi operative di questa metamorfosi.

1. Analisi della compatibilità dei documenti

Presso il Comune tutti i documenti erano stati creati utilizzando il word processor e il foglio elettronico della suite di Lotus, che utilizza i formati “.lwp” e “.wk3”. Era necessario convertirli in un formato leggibile con gli applicativi di Open Office.

La scelta in realtà è caduta non sui formati nativi della suite di Open Office, bensì sui formati “.doc” e “.xls”. I notissimi formati Microsoft sono universalmente riconosciuti e hanno facilitato l’interscambio dei documenti. A questo scopo, è stata affrontata un’analisi approfondita dei documenti e dei modelli creati dai dipendenti con la vecchia suite, per vedere se il passaggio al nuovo formato avrebbe comportato delle controindicazioni nell’uso di elementi grafici, tabellari o nell’uso di variabili dinamiche. Quasi tutti i documenti erano convertibili nei nuovi formati senza particolari artifici.

Questa analisi ha comportato circa due mesi di tempo, nei quali i tecnici del Comune hanno analizzato i documenti e i modelli creati da ogni area dell’Ente, testando la possibilità di sostituirli con documenti alternativi utilizzabili con la suite Open Office.

2. Installazione della suite Open Office su tutte le postazioni del Comune

Una volta individuate le postazioni per cui era possibile effettuare la sostituzione degli applicativi, è stato necessario installare su ciascuna di esse la nuova suite, considerando anche alcune personalizzazioni per l’utilizzo dell’applicativo.

Questa operazione ha comportato un lavoro pari a circa 150 ore uomo, cioè poco più di tre settimane.

3. Formazione del personale sulla conversione dei propri documenti

Il coinvolgimento del personale in questa operazione si è dimostrato un fattore di successo. I dipendenti hanno seguito dei corsi che illustravano come convertire i documenti dai formati della suite Lotus ai nuovi formati: questo ha permesso di rendere partecipe il personale dell’importanza di questo cambiamento epocale e di distribuire il carico di lavoro delle conversioni.

I corsi organizzati prevedevano un partecipazione di circa 10 persone per ogni sessione. Ogni dipendente ha seguito un corso composto da 3 sessioni di 4 ore ciascuna, spalmate nell’arco di un mese. La cadenza settimanale delle sessioni di formazione ha permesso al personale di esercitarsi nell’arco della settimana sulle funzionalità apprese e di testare la possibilità di convertire i vecchi documenti nei nuovi formati.

La risposta degli uffici è stata positiva, la conversione è stata fatta in maniera quasi completamente indipendente dagli operatori. L’intervento dei tecnici informatici, in affiancamento ai dipendenti, durante questa fase è stato marginale.

Oltre alla conversione dei documenti, il personale è stato adeguatamente formato nell’utilizzo delle funzionalità operative più diffuse dei nuovi applicativi di office automation, analizzando analogie e differenze rispetto a quelli precedentemente impiegati.

Il tempo necessario per la formazione di tutto il personale dell’Ente è stato di circa 2 mesi.

4. Rifacimento della modulistica e dei modelli di documento

Tutti i modelli utilizzati precedentemente, dalla carta intestata, ai modelli di fax degli uffici, ai documenti base per la creazione di atti amministrativi, sono stati rifatti utilizzando la suite di Open Office. La stessa cosa vale per i fogli elettronici utilizzati dagli uffici e per la modulistica in formato digitale.

5. Verifica di compatibilità con gli applicativi utilizzati dagli uffici

Per questo punto occorre fare una precisazione. In alcuni uffici, oltre alla suite di Lotus veniva impiegato l’applicativo “Word” di Microsoft, poiché era necessario come piattaforma per la generazione di testi da parte di specifici applicativi, che si poggiavano appunto sulle funzionalità di “stampa unione” di Word.

In questo caso è stato necessario verificare se tali applicativi funzionassero comunque utilizzando il software “Writer” di Open Office al posto di Word. Non tutti gli applicativi funzionavano adeguatamente, per cui, in caso di incompatibilità con Open Office, su dette postazioni è stato installato Word come editor di Testi (anche se, come foglio elettronico, si è installato “Calc” della Suite Open Office).

Come predicava saggiamente Sant’Agostino, «è necessario avere la forza di cambiare ciò che può essere cambiato e la pazienza di accettare ciò che non può essere cambiato». In generale, si può comunque dire che la nuova suite si è dimostrata adeguata per più del 90% delle postazioni comunali.

6. Il passaggio alla nuova suite

Una volta formato adeguatamente il personale e testate le funzionalità degli ambienti di lavoro, si è pianificato il passaggio alla nuova suite, abbandonando i vecchi applicativi: il giorno della migrazione, tramite uno script di rete sono stati cancellati dalle postazioni i file eseguibili che lanciavano Lotus Smart Suite, per impedire che gli utenti continuassero a usare i vecchi applicativi.

7. Piccoli accorgimenti tecnici per alleggerire il passaggio ad Open Office

La suite di Open Office salva originariamente i propri documenti in formato Open Document: “.odt” per i testi e “.ods” per i fogli elettronici. È stato fatto in modo che i formati di salvataggio predefiniti fossero quelli Microsoft, rispettivamente “.doc” e “.xls”. sono stati creati degli script inseriti durante la fase di connessione degli utenti al dominio, che caricassero apposite chiavi di registro sulle postazioni realizzate ad hoc per modificare i formati predefiniti di salvataggio files.

Conclusioni

In questo momento presso il Comune di Bollate non si utilizza più la suite di Lotus: tutti o quasi i documenti di testo e i fogli elettronici vengono creati e gestiti con Open Office. Sul file server è disponibile una documentazione creata ad hoc dai tecnici informatici che illustra le funzionalità più utilizzate della suite.

Considerando i costi per le sessioni di formazione, il tempo utilizzato per le conversioni e le installazioni, si stima che il costo reale dell’operazione sia stato ripagato ampiamente con il costo di un anno di mantenimento di licenze di software proprietario.

Questa esperienza insegna che il passaggio a soluzioni open source è possibile, però, affinché questo avvenga, sono necessarie alcune condizioni:

  1. gli applicativi specifici utilizzati diffusamente devono essere in grado di operare indipendentemente da piattaforme proprietarie (altrimenti si rischia di tagliare il ramo su cui si è seduti);
  2. ci deve essere un forte coinvolgimento degli utilizzatori, in modo da renderli attori e non vittime del cambiamento, attraverso un’adeguata campagna di formazione e incentivazione;
  3. occorre uno staff competente, in grado di coordinare efficacemente tutte le fasi del cambiamento, sotto tutti gli aspetti;
  4. Dirigenti e Amministratori devono dare un segnale forte e concreto di sponsorizzazione dell’iniziativa.
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Pubblicato il 24 ottobre 2007, in Nella Rete con tag , . Aggiungi il permalink ai segnalibri. Lascia un commento.

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